با انتخاب سربرگ پروژه، وارد صفحه پروژه ها می شوید که بطور پیش فرض پروژه های از قبل ساخته شده نمایش داده می شوند . جهت ایجاد پروژه ی جدید بر روی ایجاد کلیک کنید و در برگه باز شده با وارد کردن نام پروژه، ان پروژه ایجاد خواهد شد. در همین برگه میتوانید انتخاب کنید که پروژه شما برگه ساعت کارکرد داشته باشد یا خیر.
در سربرگ وظایف، تمامی تسک هایی که ایجاد شده اند ، پروژه مرتبط با انها و زمان های اختصاص یافته به ان وظیفه نمایش داده می شود . همچنین میتوانید بصورت جداگانه وظیفه ایجاد کرده و انرا با پروژه ی خود مرتبط سازید. از طریق داشبورد سمت چپ تصویر، می توانید به نماهای مختلفی از مجموعه وظایف دسترسی داشته باشید.
pivot table
درصورتیکه با حجم زیادی از داده ها روبرو هستید pivot table برای فیلتر کردن، گروه بندی، مرتب کردن و ایجاد فرمت های شرطی بر روی داده ها و با هدف تمرکز بر روی داده هایی که بیشترین ارتباط را با هدف ما دارند ابزاری مناسب خواهد بود. از طریق گزینه “اندازه ها” می توانید انتخاب کنید چه نتایجی برای شما به نمایش گذاشته شوند.
تمامی پروژه ها و وظایفی که در این سربرگ ساخته میشوند در بستر اسکرام پیاده سازی خواهند شد. میتوانید بازه های زمانی از یک هفته تا یک ماه به هر اسپرینت اختصاص دهید و جلساتی برای برنامه ریزی، بازبینی و بازاندیشی در طول اسپرینت تعریف کنید.
تعریف و ایجاد اسپرینت
پس از ایجاد پروژه می توانید وظایف و استوری های مربوط به ان پروژه را در طول اسپرینت هایی که تعریف می کنید به اجرا در اورید. مجموعه ای از وظایفی را که در طول یک اسپرینت برای اجرای ان برنامه ریزی کرده اید را می توانید در بک لاگ اسپرینت مشاهده کنید.
تعریف و ایجاد استوری کاربر
هر استوری از تعداد مشخصی وظیفه تشکیل می شود. درصورتیکه بخواهید ان دسته از وظایفی را که مرتبط با یکدیگر بوده و از لحاظ اجرایی به سایر وظایف وابستگی دارند را در یک دسته قرار دهید، می توانید با ایجاد استوری کاربر دسته بندی منظم تری از وظایف داشته باشید. پس از تعریف استوری کاربر، انرا به پروژه و اسپرینت خود مرتبط کنید. برای تعیین درجه اولویت استوری تعریف شده می توانید از طیف گزینه های مدل مسکو استفاده کنید. همچنین با استفاده از مدل کانو میزان رضایت مشتری از کار انجام گرفته را از منوی کشویی ان انتخاب نمایید.
در تحلیلگر رایینش پروژ ه ها و افراد درگیر ان پروژه، ساعات کارکرد و زمان باقیمانده ی هر پروژه را بر اساس یک پروژه مشخص و یا براساس عملکرد یک شخص فیلتر کنید و نتایج انرا در نمودار های دایره ای، خطی، و میله ای مشاهده کنید.
در رتبه دهی مشتریان، نوع و مشخصات وظیفه و پروژه محول شده به تیم ها توسط مشتریان و میزان رضایت انان از نتیجه پروژه در یک نما نشان داده میشود. این مستندات قبلا و به هنگام ایجاد یک پروژه و یا وظیفه در سیستم ذخیره شده و در اینجا تنها قابلیت ویرایش انها وجود خواهد داشت. با ورود به هر یک از ردیف های موجود و وارد شدن به قسمت ویرایش ان، اطلاعات قبلی قابلیت تغییر خواهند داشت. از این طریق می توانید دسترسی کاملی به مشخصات فرد و یا تیم برعهده گیرنده ی پروژه و مشتری ان داشته باشید
در پیکربندی تمامی پروژه هایی را که تا کنون توسط شما و یا سایر اعضای تیم تعریف شده اند قابل مشاهده است و در یک نمای کلی میتوانید مدیر پروژه و یا اسکرام مستر هر کدام از پروژه ها و استفاده و یا عدم استفاده ان پروژه از اسکرام را مشاهده کنید.
در سربرگ کارمندان، تمامی کارمندان بر حسب دپارتمان که در ان فعالیت میکنند دسته بندی و نمایش داده میشود. اطلاعاتی از قبیل نام و نام خانوادگی، شماره تلفن، ادرس نمابر ،موقعیت شغلی ، مدیر هر کارمند و مکان کاری وی به تفکیک قابل مشاهده است.
در بالای صفحه سمت راست با کلیک بر روی ” نمایش فعالیت ها” وارد صفحه جدیدی میشوید که در ان به تفکیک کارمندان میتوانید فعالیتهایی مانند تماس، ایمیل، ملاقات، در دست اقدام و بارگذاری فایل روبروی نام هر کارمند و در تاریخ معین تعیین کنید و در نهایت نمایی کلی از وضعیت فعالیت های تمامی کارمندانتان را یکجا مشاهده نمایید
در این قسمت ضمن انکه تمامی دپارتمان های موجود را مشاهده می کنید، خواهید توانست با کلیک بر روی هر دپارتمان، اعضا و کارمندان ان قسمت را نیز مشاهده کنید. علاوه بر این می توانید دپارتمان جدیدی ایجاد کنید و یا اعضای جدیدی را به دپارتمان های قبلی خود اضافه کنید.
در تنظیمان میتوانستیم کاربر ایجاد کنیم و سطوح دسترسی وی را معین کنیم ولی در اینجا سطوح دسترسی قابلیت تنظیم ندارد؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟؟
در این قسمت می توانید برای سازمان و یا شرکت خود موقعیت های جدید شغلی ایجاد کنید. با کلیک بر روی هر موقعیت شرحی مختصری از ان قابل تعریف و ویرایش است. ضمن انکه برای هر یک از موقعیت هایی که درحال خاضر در اختیار دارید، تعداد کارمندان مشغول به کار و نیز تعداد کل کارمندانی که پیش بینی می شود در ان موقعیت مشغول به کار شوند، نمایش داده می شود.
برنامه هایی از قبیل اگهی پذیرش نیرو، مصاحبه، اموزش، کاراموزی و استخدام در این قسمت قابل برنامه ریزی است و برای هر فعالیت، فرد یا مدیر مسئول با ان فعالیت و چکیده ای از ان فعالیت را میتوانید تعریف و تنظیم نمایید.
“بحث” به شما این امکان را می دهد که به تمام ارتباطات شرکت خود از قبیل پیام ها ، یادداشت ها و گپ ها در یک مکان دسترسی داشته باشید. به اشتراک گذاشتن اطلاعات، پروژه ها، پرونده ها، اولویت بندی کارها و برقراری ارتباط با همکاران و شرکا از این طریق قابل استفاده می باشد. از طریق “بحث” خواهید توانست روابط بهتری ایجاد کنید، بهره وری را افزایش داده و با ترویج روشی مناسب برای برقراری ارتباط، شفافیت را در تیم خود افزایش دهید.
انتخاب شیوه نمایش پیام ها و اعلان ها
با انتخاب گزینه “صفحه من” در نوار ابزار بالای صفحه و ورود به “تغییر ترجیحات من”، می توانید شیوه دسترسی به پیام هایتان را مدیریت کنید.
به طور پیش فرض ، این فیلد به صورت “ارسال از طریق ایمیل” تنظیم می شود؛ به اینصورت که پیام های ارسال شده، یادداشت ها و اعلان ها، در جایی که از شما نام برده شده و یا دنبال می کنید، از طریق ایمیل به شما اطلاع رسانی خواهند شد. با انتخاب “ارسال در رایینش”، پیام ها و اعلان ها در صندوق ورودی کاربر نمایش داده می شوند.
پس از ان می توانید پیام ها را تحت عنوان “نیازمند اقدام”، علامت گذاری کنید. پیام هایی که نیاز به اقدام دارند را می توانید با علامت ستاره روبروی ان پیام مشخص کنید. این پیام ها سپس به پوشه “ستاره دار” منتقل خواهند شد.
قابلیت اشاره کردن در کادر بحث
برای انکه کاربری را در محیط گفت وگو مستقیما خطاب قرار دهید، با استفاده از نشان “@” قبل از نام کاربر، فراخوانی وی صورت می گیرد. همچنین برای فراخوانی کانال ها می توانید از علامت “#” قبل از نام کانال استفاده کنید.
وضعیت بحث
دانستن این که هر یک از اعضای تیم در چه وضعیتی قرار دارند و با چه سرعتی قادر به پاسخ گفتن به پیام ها را خواهند داشت، می تواند ابزاری مفید باشد. وضعیت هر یک از کارمندان در کنار نام کاربری انها درج شده است. بدین ترتیب که:
ارتباط موثر از طریق کانال ها
شما می توانید از کانال ها برای ایجاد بحث بین تیم های مختلف، بخش ها ،پروژه ها یا هر گروه دیگری که نیاز به ارتباط منظم دارند استفاده کنید. به این ترتیب همه افراد را در جریان اخرین تحولات قرار خواهند گرفت.
کانال های عمومی و خصوصی
کانال عمومی برای همه قابل مشاهده است ، در حالی که یک کانال خصوصی فقط برای کاربران دعوت شده به آن قابل مشاهده می باشد. کانال های عمومی بهتر است در مواقعی که بسیاری از کارمندان به دسترسی به اطلاعات (مانند اطلاعیه های شرکت) نیاز دارند، استفاده شود، در حالی که هر زمان اطلاعات محدود به گروه های خاص (مانند یک بخش خاص) باشد، می توان از یک کانال های خصوصی استفاده نمود.
گزینه های پیکربندی
با کلیک بر روی نماد تنظیمات کانال در نوار کناری، می توانید نام، توضیحات، ایمیل و حریم خصوصی کانال را پیکربندی نمایید.
حریم خصوصی و اعضا
تنطیمات مربوط به حریم خصوصی به شما امکان می دهد گروه هایی را که می توانند به کانال دسترسی داشته باشند، کنترل نمایید. توجه داشته باشید که اجازه دادن به همه برای دنبال کردن یک کانال خصوصی، به سایر کاربران این امکان را می دهد که همانند یک کانال عمومی، آن را مشاهده و به آن بپیوندند.
اگر گزینه “فقط افراد را دعوت کن” را انتخاب می کنید، برای افزودن اعضای خود، به برگه اعضا رفته و افراد را دعوت و یا حذف نمایید. همچنین می توانید به صفحه اصلی بحث رفته، کانال را انتخاب کنید و بر روی دعوت کلیک نمایید.
برای گروه انتخاب شده از کاربران، گزینه Auto Subscribe Groups، به طور خودکار اعضای خود را به عنوان دنبال کننده اضافه خواهد کرد. به عبارت دیگر، در حالی که Authorized Group، دسترسی کاربران به کانال را محدود می کند، Auto Subscribe Groups تا زمانی که عضو گروه باشند ، به طور خودکار کاربر را به عنوان عضو، اضافه خواهد نمود.
از کانال به عنوان لیست ایمیل استفاده کنید
انتخاب send massages as email، کانال را به گونه ای تنظیم می کند که به عنوان یک لیست ایمیل رفتار نماید.
فعال کردن این گزینه به شما این امکان را خواهد داد که بر پیام های گروه نظارت داشته باشید؛ به این معنی که پیام ها قبل از ارسال باید توسط ناظرین تایید شوند. در زیر زبانه “نظارت”، هر تعداد ناظر را که نیاز دارید، انتخاب نمایید. همچنین می توانید با فعال نمودن گزینه “اعلان خودکار”، ناظرین را نسبت به انتخاب خود، اگاه کنید.
برای ارسال خودکار دستورالعمل ها به کاربران جدید، می توانید “Send guidelines to new subscribers” را انتخاب نمایید. ناظران پس از ان خواهند توانست نسبت به پیام های ارسال شده، یکی از گزینه های قبول کردن، رد کردن، همیشه اجازه دادن و ممنوع کردن را به عنوان واکنش نسبت به ان پیام انتخاب نمایند.
برای ذخیره اطلاعات، یادداشت کارها و جلسات میتوانید از ابزار یادداشت استفاده کنید. در یادداشت میتوانید بر حسب نیاز خود ستون های متعددی از وضعیت ان یادداشت خود ایجاد کرده و نمای کلی انرا بصورت کانبان و یا لیست مشاهده کنید.
پس از ایجاد یادداشت، با کلیک و ذخیره کردن دوباره ان، کلید یادداشت برای شما به نمایش درمی اید. در پد یادداشت و در قسمت تایم اسلایدر میتوانید محتوایی که ایجاد کرده اید را به نمایش دراورید.
پس از انکه یادداشتی ایجاد کردید، با کلیک بر روی تایمری که در گوشه ان یادداشت بوجود امده، وارد قسمت برنامه ریزی فعالیت می شوید. در این قسمت نوع فعالیت و زمان سر رسید ان یادداشت قابل تنظیم می باشد. نوع فعالیت را می توانید بر روی : ایمیل، تماس، ملاقات، در دست اقدام، یاداور و اپلود اسناد قرار دهید. درصورتیکه نوع فعالیت را بر روی ملاقات قرار دهید مستقیما میتوانید به گاهشمار رایینش وارد شده و تنظیمات مورد نظر خود را در انجا وارد نمایید.
برای اطلاعات بیشتر درخصوص برنامه ریزی فعالیت ها، “عملکرد منسجم با برنامه ریزی فعالیت ها” را مطالعه نمایید.
عملکرد منسجم با برنامه ریزی فعالیت ها
با برنامه ریزی فعالیت ها، خطر عدم قطعیت را به حداقل می رسانید و همواره راهنمای روشنی برای اقدامات بعدی خود خواهید داشت. علاوه بر این، “برنامه ریزی فعالیت ها” احتمال وقوع رخدادهای متداخلانه میان اعضای تیم را کاهش داده و جایی برای فعالیت های بی ثمر، نخواهد گذاشت.
“برنامه ریزی فعالیت ها” را از کجا ببینم؟
از طریق منوی «فعالیت ها»، هر کجا در رایینش که هستید به فعالیتهای خود دسترسی داشته و می توانید آنها را مدیریت کنید.
برنامه ریزی فعالیت ها
با کلیک بر روی “schedule activities” و یا از طریق نماهای کانبان، فعالیت ها قابل برنامه ریزی و مدیریت هستند.
نوع فعالیت خود را تنظیم کنید
تعدادی از انواع فعالیت ها به طور پیش فرض در رایینش در دسترس هستند (تماس ، ایمیل ، جلسه و غیره). با این وجود ، می توانید موارد جدید را در قسمت (تنظیمات > انواع فعالیت ها) تنظیم نمایید.
نکته: اگر می خواهید “نوع فعالیتی” را از طریق گاهشمار ایجاد کنید، مطمئن شوید که در منوی اقدام برای انجام گزینه ملاقات را انتخاب کرده باشید.
Recommend next activities
رایینش به شما کمک می کند تا از طریق تنظیم فعالیتهای بعدی توصیه شده (Recommend next activities)، فعالیت های خود را برنامه ریزی نمایید.
پس از انتخاب نوع فعالیت مربوطه، ” انجام شد و بعدی را برنامه ریزی کن” را انتخاب کنید و مراحل بعدی به شما پیشنهاد خواهند شد.
در برگه ساعت کارکرد می توانید زمانی که برای هریک از وظیفه ها ثبت کرده اید و پروژه ی مربوط به ان وظیفه را بطور جداگانه مشاهده کنید. برحسب دسترسی می توانید ساعات کارکرد تمامی کارمندان به تفکیک پروژه و وظیفه انان را مشاهده کرده و گزارش کارکرد انان را درقالب انواع گراف ها بدست اورید. برای ثبت زمان کارکرد خود، با کلیک بر روی گزینه ایجاد، تاریخ، پروژه، وظیفه و زمان مربوط به ان را تکمیل کرده و ثبت نمایید.
تنظیمات ثبت زمان
از طریق تب configuration در سربرگ بالای صفحه، وارد تنظیمات مربوط به ساعات کارکرد خواهید شد. زمان هایی که در برگه ساعات کارکرد خود ثبت می کنید بطور پیش فرض بصورت ساعت در نظر گرفته می شوند. می توانید در قسمت رمز گذاری زمان، با انتخاب گزینه” days”، زمان های کارکرد خود را بر حسب واحد روز ثبت نمایید. دقت کنید که یک روز معادل 8 ساعت کاری در نظر گرفته می شود و به همین ترتیب، 4 ساعت کاری معادل 0.5 روز ثبت خواهد شد.
تنظیمات گرد کردن جداول زمانی صرفا مربوط به ثبت زمان با استفاده از تایمر می باشد؛ rounding up زمان ثبت شده شما را به بزرگترین واحد زمانی که در این قسمت درج نموده اید گرد خواهد کرد؛ بدین صورت که اگر گزینه rounding up را معادل 10 دقیقه در نظر بگیرید و با استفاده از تایمر زمانی برابر با 2 دقیقه ثبت کنید، این 2 دقیقه در جدول ساعات کارکرد شما 10 دقیقه ثبت خواهد شد. به همین ترتیب اگر زمانی که با استفاده از تایمر ثبت کرده اید معادل 10 دقیقه و 10 ثانیه باشد، زمان درج شده در جدول ساعات کارکرد، 20 دقیقه را به برای شما نمایش خواهد داد.
به عنوان مثالی که هر دو گزینه “حداقل زمان” و “Rounding up” را در بر داشته باشد، فرض کنید که حداقل زمان را معادل 35 دقیقه و Rounding up را معادل 30 دقیقه درج کرده باشید؛ در این صورت هر زمانی کمتر از 35 دقیقه که با استفاده از تایمر ثبت کنید، در جدول ساعات کارکرد به 35 دقیقه تبدیل خواهد گردید و چون Rounding up را معادل 30 دقیقه در نظر گرفته بودیم (که بزرگتر از 30 دقیقه است)، پس کل زمان ثبت شده برای شما در جدول ساعات کارکرد معادل 60 دقیقه خواهد شد.
تقویم رایینش امکان نمایش روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه کارها را به شما میدهد. همچنین میتوانید با اعمال فیلترهای متعدد، تنها نتایج دلخواهتان را مشاهده کنید.
پس از ایجاد هر رویداد میتوانید با قابلیت کشیدن و رها کردن (درگ اند دراپ) به اسانی ان رویداد را به تاریخ مورد نظر خود انتقال دهید. درصورتیکه قصد داشته باشید رویدادی را برای بیش از یک روز تنظیم نمایید می توانید با نگه داشتن نشانگر خود بر روی تعداد روزهای دلخواه خود، رویداد دلخواه را در ان بازه تاریخ ایجاد نمایید.
در صفحه تقویم میتوانید بصورت جداگانه رویداد ایجاد و ویرایش کنید بدین ترتیب که پس از ایجاد رویداد با کلیک بر روی ان امکان ویرایش به شما داده می شود.
انتخاب وضعیت رویداد
با کلیک بر روی هر رویداد، صفحه ویرایش ان باز خواهد شد. در مقابل وضعیت شرکت کننده که بطور پیش فرض ” نیاز به اقدام دارد ” تنظیم شده است، خواهید توانست پاسخ خود را نسبت به رویدادی که به ان فراخوانی شده اید و یا دیگر اعضا را به ان فراخوانی کرده اید، تعیین نمایید.
انتخاب تکرار رویداد
در قسمت ویرایش و در تب ” گزینه ها “، می توانید انتخاب نمایید که ان رویداد با چه تنظیماتی تکرار شود. در ردیف بالایی فاصله زمانی رویدادها و در ردیف پایین ان، تعداد تکرار ان رویداد قابل تنظیم است.
اعضای تیم برحسب نوع کاربری و نقشی که به انها تعلق میگیرد، دسترسی های متفاوتی خواهند داشت. در هر پروژه نقش های متفاوتی تعریف میشود و کاربران میتوانند نقش های متفاوتی در هر پروژه داشته باشند. برای تعریف نقش جدید و یا ویرایش نقش های قبلی، از سربرگ تنظیمات ، مستقیما وارد صفحه کاربران میشوید که در ان تمامی نقش هایی که تا کنون تعریف شده و دسترسی های انها قابل مشاهده میباشد. برای تعریف کاربر جدید بر روی ایجاد کلیک کرده و در صفحه باز شده میتوانید به اعضای تیم نقش ها و دسترسی ها ی متفاوت بدهید. برای مشاهده و توضیح بیشتر انواع دسترسی ها کلیک کنید.
نقش ها در هر پروژه توسط مدیر پروژه تعیین شده و قابل ویرایش میباشند. برای تعریف دسترسی ها از این طریق اقدام کنید
دسترسی ها همچنین از طریق سربرگ تنظیمات > کاربران قابل تنظیم و ویرایش است
در هر سربرگ کادری در بالای صفحه به عنوان کادر جستجو در نظر گرفته شده تا دسترسی به اطلاعات مورد نظر کاربران را در زمان کوتاهی میسر کند. با جستجو در هر سربرگ بطور پیشفرض اطلاعات در ان سربرگ جست و جو میشود. در زیر کادر جستجو امکاناتی برای جستجوی پیشرفته از جمله” فیلتر های سفارشی” فراهم شده است تا به دلخواه خود فیلتری برای رسیدن به اطلاعات مورد نظرتان ایجاد کنید . علاوه بر فیلتر میتوانید از قابلیت های ” دسته بندی” و ” علاقه مندی” نیز جهت جستجوی پیشرفته کمک بگیرید.
جهت توضیحات بیشتر برای جستجوی پیشرفته کلیک کنید
